Våra policies

Hafa Brand Group Corporate Social Responsibility (CSR) Policy 

Fastställd av Styrelsen för Hafa Brand Group

Hafa Brand Group (HBG) vill vara en god arbetsgivare och samhällsmedborgare. Hög moral och etik är en självklar del av vår verksamhet och i vårt arbete för ständiga förbättringar. HBG’s CSR-policy redogör för bolagets syn på mänskliga rättigheter, affärsetik och antikorruption, miljö, kvalitet/säkerhet samt HR och informationshantering. Våra krav baseras på FN Global Compact 10 principer, FN’s deklaration om mänskliga rättigheter, FN’s barnkonvention, FN’s deklaration mot korruption samt Internationella arbetsorganisationen ILO’s åtta grundläggande konventioner. 

Alla anställda omfattas av CSR-policyn och är skyldiga att känna till och hålla sig uppdaterade om innehållet i dokumentet. Policyn skall läsas i kombination med HBG’s Code of Conduct som mer i detalj berör mänskliga rättigheter och antikorruptionsfrågor. Code of Conduct skall även implementeras hos samtliga affärspartners och leverantörer. 

HBG arbetar med kontrollfunktioner i våra beslutsprocesser och system för att förhindra att oegentligheter ska kunna förekomma, där processägandet är delat på respektive avdelningschef. Om en anställd ställs inför ett svårt etiskt beslut eller tvivlar på vad som är rätt att göra ska den anställde alltid rådgöra med sin chef. Företagsledningen är ansvarig för styrningen av CR-frågorna i HBG 

Etikpolicy
Respekt för människor och mänskliga rättigheter  

HBG har ett ansvar som ett långsiktigt verksamt företag. Detta ansvar gäller i alla de länder, samhällen och miljöer där vi är verksamma samt gentemot våra anställda, affärspartner och samhället i allmänhet 

•HBG följer de lagar och förordningar som gäller i de länder där vi är verksamma 

•HBG skall respektera Förenta Nationernas Deklaration om Mänskliga Rättigheter och accepterar vårt ansvar att iaktta anställda och samhällets rättigheter i den mån de berörs av vår verksamhet. 

•Alla HBG’s samarbetspartners, producenter och leverantörer ska respektera FN’s Universella Deklaration om de Mänskliga Rättigheterna, och deras personal skall behandlas i enlighet med ILO’s Deklaration om Grundläggande Principer och Rättigheter i arbetet (1998). 

•HBG tillämpar inte tvångsarbete eller andra former av ofrivilligt arbete vid våra arbetsplatser. HBG tillåter inga metoder som begränsar de anställdas fria rörlighet. 

God affärsetik 

Bolaget ska arbeta för en oklanderlig affärsetik. För att kunna driva en effektiv affärsverksamhet är det viktigt för HBG att alla som gör affärer med bolaget som kunder, leverantörer och agenter har tillgång till HBG på samma villkor.  

HBG ska inte använda metoder som snedvrider marknaderna och hindrar ekonomisk, social och demokratisk utveckling såsom korruption, mutor och illojala konkurrensbegränsande åtgärder.  

Med begreppet korruption avses missbruk av förtroendeställning för egen eller bolagets vinning, t ex genom tillämpningen av mutor. Mutor och bestickningar får aldrig förekomma i bolagets affärsrelationer. Det är förbjudet att såväl erbjuda, utlova eller lämna som att begära, godta ett löfte om eller ta emot en muta.  En muta är en gåva eller annan förmån som kan påverka annan att inom ramen för sin anställning eller sitt uppdrag otillbörligt gynna givaren.  

Ledningen ansvarar för att regelbundet analysera riskerna för korruption och andra brott mot gällande policys, samt att upprätta en handlingsplan för att förebygga/minimera dessa. HBG stöder och eftersträvar rättvis konkurrens. Bolaget skall aldrig agera i strid mot tillämpliga konkurrenslagar. Anställda skall följa alla relevanta konkurrensregler och avstå från att ingå olovliga konkurrensbegränsande avtal samt utväxla olovlig pris- och/eller marknadsinformation med konkurrenter. 

HBG skall följa alla gällande regler vad gäller exportkontroll, inbegripet i att inte handla i strid mot, eller med personer som utpekas i, ekonomiska sanktioner.  HBG skall vara politiskt oberoende och alla medarbetare skall alltid verka för HBG’s bästa intressen och undvika handlingar som kan uppfattas som gynnande av ett företag, organisationer eller enskilda personer på Bolagets bekostnad.  

HBG’s medarbetare får inte sprida eller missbruka konfidentiell information, exempelvis icke offentlig information om resultat, affärsplaner, affärstransaktioner, prismodeller, produktinformation, affärsprocesser mm. Åtagandet att bevara konfidentiell information gäller även efter att en anställning eller konsultuppdrag har upphört.  Medarbetare skall respektera HBG’s egendom, både fysiska och intellektuella, och enbart använda dessa för legitima affärsändamål och inte för egen eller andras vinning. Den anställde har skyldighet att skydda Bolagets egendom från skada och stöld. 

Uppförandekod/Code of Conduct 

HBG är måna om att de produkter som säljs tillverkas på ett etiskt riktigt sätt. Vi vill därför ta ansvar för att grundläggande mänskliga rättigheter, sunda arbetsförhållanden och miljöhänsyn respekteras genom hela vår produktionskedja. 

I HBG’s Code of Conduct framgår mer i detalj hur bolaget tar avstånd ifrån barnarbete, tvångsarbete, diskriminering samt missförhållande gällande arbetstider, löner, föreningsfrihet samt arbets- och boendeförhållande. I Code of Conduct beskrivs också mer i detalj vad som avses med korruption och hur HBG arbetar för att förebygga korruption. I Code of Conduct framgår också hur kontroll av efterlevnad skall gå till.  

Samarbetspartners, producenter och leverantörer till HBG ansvarar för att villkor och skyldigheter i respektive produktionskedja uppfylls. Avtal skall inkludera vår uppförandekod och skrivs med alla leverantörer med större påverkan på HBGs affär eller i speciella fall om det finns en materiell påverkan på miljön. En större leverantör innebär att de står för >2% av samlade inköp. Vår uppförandekod är inte förhandlingsbar. Det är därför viktigt att vi i samförstånd med våra leverantörer skapar förutsättningar till förbättringar som säkerställer att HBG’s Code of Conduct efterlevs inom en given tidsram.  

Miljöpolicy 

För Hafa Brand Group är det självklart att ta ett miljöansvar, både från ett samhällsperspektiv och för att det direkt påverkar vår långsiktiga konkurrensduglighet. Målet med miljöarbetet är att minska koldioxidutsläppen samt minska miljöpåverkan från våra produkter och vår verksamhet.

Vi skall uppfylla eller överträffa branschrelaterade miljökrav samt andra krav, enligt lagar, förordningar och föreskrifter i respektive land där vi verkar. 

Hafa Brand Group skall säkerhetsställa uppfyllande av sin miljöspolicy genom att:

• Ledarskapet är ansvarsfullt och miljömedvetet
• Miljömålen är satta för att effektivisera arbetssätt och driva ständig förbättring
• Miljöarbetet bedrivs systematiskt. med tydlig struktur och löpande uppföljning
• Samtliga medarbetare skall utbildas och involveras i miljöarbetet. HBG har en arbetsgrupp ”Team Grön” som löpande arbetar med olika miljöinitiativ.
• Bolaget arbetar löpande med olika miljöinitiativ
• Vi väljer aktivt samarbetspartners som uppfyller våra miljöambitioner

Miljöpolicyn bygger på vår uppförandekod och är en del av vårt ledningssystem.

Miljömål och handlingsplan samt Miljöaspektsregistret uppdateras varje år i samband med väsentlighetsanalysen. HBG har en arbetsgrupp ”Team Grön” som löpande arbetar med olika miljöinitiativ.

Arbetsmiljöpolicy   

HBG har upprättat, infört och underhåller en arbetsmiljöpolicy. 

Med vårt arbetsmiljöarbete skall vi: 

• Tillhandahålla säkra och hälsosamma arbetsförhållanden 
• Förhindra arbetsrelaterade skador och ohälsa. 
• Ge ett ramverk för att sätta arbetsmiljömål. 

• Uppfylla till lämpliga legala krav och andra krav;   
• Eliminera faror och minska arbetsmiljörisker (se 8.1.2);   
• Ständigt förbättra ledningssystemet för arbetsmiljö;   
• Ha samråd och medverkan med arbetstagare och eventuella arbetstagarrepresentanter. 

Arbetsmiljöpolicyn finns tillgänglig som dokumenterad information, på intranät.

Som konkreta riktlinjer för vårt arbetsmiljöarbete gäller att: 

• Sträva efter att erbjuda arbetsförhållanden som stimulerar medarbetare att vara effektiva, ta ansvar och fortsätta utveckla sin totala kompetens 
• Bedriva verksamhet på ett sådant sätt att ohälsosam inverkan på medarbetare inom varje arbetsmoment förebyggs 
• Ge varje medarbetare möjlighet att påverka sin arbetssituation 

Vi skall visa öppenhet avseende miljö- och arbetsmiljöarbete samt vara lyhörda för förändringar i omvärlden. Alla åtgärder ska föra HBG’s miljöarbete framåt och leda till att ständig förbättring uppnås.  

Kvalitetspolicy

Hafa Brand Group ska leverera produkter och tjänster som motsvarar och gärna överträffar kundens förväntningar. Målet för bolagets kvalitetsarbete är att säkerställa jämn och god produktkvalitet, hög leveranssäkerhet, ett starkt förtroende på marknaden och nöjda kunder.

Hafa Brand Group skall säkerhetsställa uppfyllande av sin kvalitetspolicy genom att: 

• Ledarskapet är ansvarsfullt och kvalitetsmedvetet samt skall stimulera till ständig förbättring
• Kvalitet är varje enskild medarbetares ansvar och skall prägla varje enhets hela verksamhet genom stort engagemang och hög kompetensnivå för att kunna agera enligt denna policy.
• De produkter som tillverkas skall uppfylla samtliga lagar och regler
• Vi arbetar endast med samarbetspartners som uppfyller våra kvalitetsambitioner

Kvalitet innebär att vi möter kundernas och samhällets krav samt att vi jobbar med ständig förbättring av ledningssystem och verksamhet genom utveckling, utbildning och systematiskt lärande. Kvalitetsarbetet skall följas upp genom löpande mätning.

Before sales - Produktutveckling  
Alla produkter dokumenterade enligt fastställd produktdokumentationsmall. 
All produktutveckling ska följa produktutvecklingsmallen.  
Kontinuerliga kvalitets och produktvårdsmöten  
Kvalitetsorganisation med kvalitetskontrollanter på plats hos leverantör för att stoppa eventuella fel redan på fabriken.  
Väl utarbetade checklistor för QC’s att inspektera utifrån.  
Kvalitetskontroll på alla ankommande nyheter. 

During sales
Kvalitetskontroll enligt Acceptable Quality Level (AQL) vid inleverans på lagret. 
Kontinuerlig utbildning av personal.  

Aftersales - Reklamationshantering 
Ärendehanteringssystem för snabb upptäckt och uppföljning av återkommande fel samt underlag för att driva ärenden mot leverantörer.  
Datoriserad reservdelshantering samt sprängskisser på nätet för enklare reservdelsbeställning.  
Tydliga regler för reklamationshantering.  
Varje medarbetare ska ha tillräcklig kompetens för att kunna agera enligt denna policy och är ansvarig för kvaliteten i sitt arbete. Varje chef ska säkerställa att vi når uppsatta mål och ska stimulera till engagemang för ständiga förbättringar och sprida kvalitetsmedvetande i sitt ledarskap.

Kvalitetsarbetet följs upp genom: 
Årlig mätning av nöjda kunder enligt fastlagd metod 
Kvalitetsbrist antal per produkt/leverantör i förhållande till försäljning.